Jelen adatkezelési tájékoztató bemutatja, hogy a MIEF.hu weboldal működése, a MIEF szakmai közösségéhez történő csatlakozás, a kapcsolattartás, a hírlevél/feliratkozás, valamint a szakmai anyagok és események kezelése során milyen személyes adatokat kezelünk, milyen célból, milyen jogalapon, meddig, és milyen jogok illetik meg az érintetteket.
1. Alapelvek
A MIEF a személyes adatokat jogszerűen, tisztességesen és átlátható módon kezeli. Csak olyan adatokat kérünk és kezelünk, amelyek a megjelölt célokhoz szükségesek. Az adatokat nem használjuk fel a jelen tájékoztatóban nem szereplő célokra, és nem adjuk el harmadik személyeknek.
2. A weboldal látogatásával összefüggő technikai adatkezelés
A MIEF.hu weboldal látogatása során a weboldal működéséhez szükséges technikai adatok keletkezhetnek. Ilyenek lehetnek különösen:
- IP-cím,
- böngésző típusa,
- eszközre és operációs rendszerre vonatkozó technikai információk,
- látogatás időpontja,
- lekért oldalak,
- biztonsági és naplózási adatok.
Adatkezelés célja: a weboldal biztonságos működtetése, visszaélések megelőzése, hibakeresés, informatikai biztonság.
Jogalap: az adatkezelő jogos érdeke a weboldal biztonságos és stabil működtetéséhez.
Megőrzési idő: a technikai naplóadatokat főszabály szerint legfeljebb 30–90 napig őrizzük meg, kivéve, ha biztonsági esemény kivizsgálása miatt hosszabb megőrzés szükséges.
Adatfeldolgozó: Cloudflare, Inc.; GitHub, Inc. / GitHub repository szolgáltatás; további tárhely- vagy fejlesztési szolgáltató, ha van.
3. Csatlakozás a MIEF közösségéhez – A három részvételi réteg adatkezelése
A MIEF működésében három különböző szintű kapcsolódási forma létezik, amelyek eltérő mélységű adatkezeléssel járnak:
A) Fórumtagok (Nyílt szakmai közösség és fórumértesítő)
A kétheti nyilvános szakmai fórumok résztvevőiről és a fórumértesítőre feliratkozókról a MIEF kizárólag a kapcsolatfelvételhez minimálisan szükséges alapadatokat tartja nyilván:
- név,
- e-mail cím,
- szakterület (választott vagy egyedileg megadott szakterület).
A nyílt fórumhoz csatlakozás nem jár tagsági kötelezettséggel és nem minősül egyesületi tagságnak.
B) Szakértői csoport tagjai (Felvett szakértők)
A MIEF felvett szakértőiről – akik a szakmai munkában, állásfoglalásokban és műhelymunkák kidolgozásában aktívan közreműködnek – a fentieken túl a szakmai profil bemutatásához szükséges adatok is kezelésre kerülhetnek:
- szakmai titulus, szakterület és intézményi/szervezeti kötődés,
- szakmai bemutatkozás, publikációs és előadói referenciák,
- fénykép (arckép) a szakértői névsorban való megjelenítéshez,
- nyilvános szakmai profil link (pl. LinkedIn).
C) Egyesületi tagok (Mesterséges Intelligencia Etika Fórum Egyesület rendes tagjai)
Az egyesület szervezeti működésében részt vevő tagok esetén a hatályos egyesületi jogszabályok (Polgári Törvénykönyv, civil szervezetek nyilvántartásáról szóló jogszabályok) és az egyesületi alapszabály által előírt törvényes tagnyilvántartási adatok (pl. lakcím/értesítési cím, anyja neve, születési adatok, belépés időpontja, tagdíjbefizetés státusza) kerülnek rögzítésre és kezelésre a törvényi megőrzési időknek megfelelően.
Adatkezelés célja: a kapcsolatfelvétel, a fórumértesítők kiküldése, a szakmai műhelymunkák koordinálása, szakértői profilok közzététele, illetve egyesületi tagok esetén a törvényes egyesületi működés és tagnyilvántartás vezetése.
Jogalap: a fórumtagok és szakértők esetén az érintett kifejezett hozzájárulása; egyesületi tagok esetén az egyesületi tagsági jogviszonyból eredő jogi kötelezettség teljesítése (GDPR 6. cikk (1) c)).
Megőrzési idő: hozzájáruláson alapuló adatoknál a hozzájárulás visszavonásáig vagy törlési kérelemig; egyesületi tagoknál a jogszabályokban meghatározott tagnyilvántartási és számviteli kötelező megőrzési idő végéig.
4. Hírlevél, programértesítő és szakmai tájékoztatás
A MIEF a feliratkozók számára szakmai programokról, műhelyekről, ajánlásokról, állásfoglalásokról és egyéb MIEF-tartalmakról küldhet értesítést.
Kezelt adatok:
- név, ha megadásra kerül,
- e-mail cím,
- feliratkozás időpontja,
- leiratkozás időpontja,
- technikai naplóadatok.
Adatkezelés célja: szakmai hírlevél, eseményértesítő és programajánló küldése.
Jogalap: az érintett hozzájárulása.
Megőrzési idő: a hozzájárulás visszavonásáig, vagyis a leiratkozásig. A leiratkozási kérelmet követően az e-mail címet töröljük az aktív címlistából. Szükség esetén a leiratkozás tényét korlátozottan megőrizhetjük annak igazolására, hogy a kérelmet teljesítettük.
Leiratkozás: a hírlevelekről a weboldalon elérhető leiratkozási felületen vagy az info@mief.hu címre küldött kérelemmel lehet leiratkozni.
5. Kapcsolatfelvétel e-mailben
A weboldalon megadott info@mief.hu címen keresztül bárki kapcsolatba léphet a MIEF-fel.
Kezelt adatok:
- név,
- e-mail cím,
- az üzenet tartalma,
- az üzenethez kapcsolódó egyéb, az érintett által önként megadott adatok.
Adatkezelés célja: megkeresések fogadása és megválaszolása, szakmai vagy szervezeti kapcsolattartás.
Jogalap: az érintett hozzájárulása, amelyet az üzenet elküldésével ad meg; bizonyos esetekben az adatkezelő jogos érdeke a beérkező megkeresések kezelése és dokumentálása.
Megőrzési idő: a megkeresés lezárásától számított 1 év, kivéve, ha a levelezés hosszabb megőrzése jogi, szakmai vagy szervezeti okból indokolt.
6. Szakértők, előadók, szerzők és közreműködők adatainak kezelése
A MIEF weboldalán és szakmai anyagaiban megjelenhetnek szakértők, előadók, szerzők vagy közreműködők adatai.
Kezelt adatok lehetnek:
- név,
- szakmai titulus,
- szervezeti kötődés,
- szakmai bemutatkozás,
- fénykép,
- nyilvános szakmai profil vagy közösségi média link,
- előadásokhoz, publikációkhoz vagy szakmai anyagokhoz kapcsolódó adatok.
Adatkezelés célja: a MIEF szakmai működésének bemutatása, szakértői profilok közzététele, rendezvények és szakmai anyagok kommunikációja.
Jogalap: az érintett hozzájárulása; nyilvános szakmai szereplés esetén bizonyos adatok kezelése az adatkezelő jogos érdekén is alapulhat.
Megőrzési idő: a hozzájárulás visszavonásáig, a szakmai együttműködés megszűnéséig, vagy addig, amíg a szakmai tartalom közzététele indokolt.
7. Rendezvényekkel, konferenciákkal és műhelymunkákkal kapcsolatos adatkezelés
A MIEF online vagy személyes szakmai eseményeket, műhelymunkákat, konferenciákat vagy találkozókat szervezhet. Az eseményekre való regisztráció során a résztvevők és előadók adatait a rendezvény lebonyolítása céljából kezeljük.
Kezelt adatok lehetnek:
- név (résztvevő vagy előadó teljes neve),
- e-mail cím (visszaigazolás, csatlakozási linkek és értesítések küldéséhez),
- szervezet, intézmény vagy munkahely neve,
- szerepkör (résztvevő / hallgató vagy előadó),
- előadói jelentkezés esetén: tervezett előadás címe, absztrakt összefoglaló szövege, társszerzők megnevezése, rövid szakmai bemutatkozás (bio),
- résztvevői kérdések és felvetések az előadókhoz, kerekasztalhoz,
- online esemény esetén technikai csatlakozási és naplózási adatok.
Kép- és hangfelvétel készítése: Online rendezvényeinkről és konferenciáinkról szakmai dokumentációs, minőségbiztosítási és tudástári archívumi célból kép- és hangfelvétel (videófelvétel) készülhet. A felvétel tényéről a résztvevőket a regisztráció során és a rendezvény indításakor is tájékoztatjuk. Amennyiben a résztvevő nem kíván megjelenni a felvételen, kameráját és mikrofonját kikapcsolva tarthatja, hozzászólásait a csevegőablakban (chat) teheti meg.
Adatkezelés célja: a rendezvények és konferenciák szervezése, a részvétel biztosítása, a csatlakozási információk és naptárbejegyzések eljuttatása, előadói absztraktok szakmai bírálata és a konferenciaprogram összeállítása, valamint a rendezvényhez kapcsolódó kapcsolattartás.
Jogalap: az érintett kifejezett hozzájárulása (GDPR 6. cikk (1) a)), amelyet a regisztrációs űrlap elküldésével ad meg; szervezési és dokumentációs célból az adatkezelő jogos érdeke.
Megőrzési idő: a rendezvény sikeres lebonyolítását és utókövetését követő 1 év, kivéve, ha a résztvevő szakmai hírlevélre is feliratkozott (ebben az esetben a hírlevélre vonatkozó szabályok szerint a hozzájárulás visszavonásáig), illetve az elfogadott előadások és absztraktok nyilvános programban való megőrzése a szakmai relevancia fennállásáig.
8. Dokumentumok, szakmai anyagok és fájlkezelés
A MIEF szakmai anyagokat, állásfoglalásokat, ajánlásokat, rövid háttéranyagokat és egyéb dokumentumokat tehet közzé vagy kezelhet.
Amennyiben ezek a dokumentumok személyes adatot tartalmaznak, például szerzői nevet, szakmai titulust, intézményi kötődést vagy közreműködői adatokat, az adatkezelés célja a szakmai anyagok közzététele, archiválása és hivatkozhatósága.
Jogalap: az érintett hozzájárulása, szerzői vagy szakmai közreműködés esetén szerződés teljesítése vagy jogos érdek.
Megőrzési idő: a szakmai anyag nyilvános relevanciájának fennállásáig, visszavonási vagy törlési kérelem esetén egyedi mérlegelés alapján.
9. Sütik és hasonló technológiák
A weboldal működéséhez szükséges technikai sütik és hasonló technológiák alkalmazhatók. Ezek célja a weboldal alapvető működésének, biztonságának és használhatóságának biztosítása.
Amennyiben a MIEF.hu analitikai, marketing-, közösségimédia- vagy követőkódokat használ, például Google Analytics, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag vagy hasonló szolgáltatás formájában, azok használata előtt külön hozzájárulást kérünk.
Szükséges sütik jogalapja: az adatkezelő jogos érdeke a weboldal működtetéséhez.
Nem szükséges, például analitikai vagy marketing sütik jogalapja: az érintett hozzájárulása.
Hozzájárulás visszavonása: a cookie-beállítások módosításával vagy a böngésző beállításaiban.
10. Adatfeldolgozók és szolgáltatók
A MIEF a weboldal és kapcsolódó szolgáltatásai működtetéséhez adatfeldolgozókat vehet igénybe. Ilyenek lehetnek különösen:
- Cloudflare, Inc. – tárhely, biztonsági, forgalomkezelési, adatbázis-, tárolási vagy kapcsolódó infrastruktúra-szolgáltatások;
- GitHub, Inc. – forráskód-kezelés, fejlesztési és telepítési folyamatok;
- Microsoft Teams – online események, műhelyek, csatlakozási linkek kezelése, ha ilyen szolgáltatást használunk.
Egyes szolgáltatók az Európai Gazdasági Térségen kívül is kezelhetnek vagy elérhetővé tehetnek adatokat. Ilyen esetben az adattovábbítás megfelelő garanciák, például általános szerződési feltételek vagy más GDPR szerinti garanciák alapján történhet.
11. Adatbiztonság
A MIEF megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz annak érdekében, hogy a személyes adatok védettek legyenek a jogosulatlan hozzáféréssel, módosítással, nyilvánosságra hozatallal, törléssel vagy megsemmisüléssel szemben.
Az alkalmazott intézkedések közé tartozhatnak különösen:
- hozzáférések korlátozása,
- biztonságos tárhely- és infrastruktúra-szolgáltatások használata,
- technikai naplózás,
- spam- és visszaélésvédelem,
- rendszeres jogosultsági felülvizsgálat.
12. Az érintettek jogai
Az érintett jogosult:
- tájékoztatást kérni személyes adatai kezeléséről,
- hozzáférést kérni a róla kezelt adatokhoz,
- kérni pontatlan adatai helyesbítését,
- kérni adatai törlését,
- kérni az adatkezelés korlátozását,
- tiltakozni jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen,
- hozzájárulását bármikor visszavonni,
- adathordozhatósághoz való jogával élni, ha annak feltételei fennállnak.
A kérelmeket az info@mief.hu címen lehet benyújtani. A MIEF a kérelmeket indokolatlan késedelem nélkül, főszabály szerint legfeljebb egy hónapon belül megválaszolja.
13. Jogorvoslat
Az érintett panasszal élhet a MIEF-nél az info@mief.hu címen.
Emellett jogosult panaszt tenni a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál.
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.
Postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.
Honlap: www.naih.hu
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Az érintett bírósághoz is fordulhat, ha megítélése szerint személyes adatainak kezelése sérti a vonatkozó adatvédelmi jogszabályokat.
14. A tájékoztató módosítása
A MIEF fenntartja a jogot, hogy jelen adatkezelési tájékoztatót módosítsa, különösen akkor, ha a weboldal működése, az alkalmazott szolgáltatók köre vagy az adatkezelési gyakorlat változik. A mindenkor hatályos tájékoztató a MIEF.hu weboldalon érhető el.